В канцелярии Нарвской горуправы после усовершенствования проходит тестирование система электронного документооборота. Теперь, как этого и требует эстонское законодательство, каждое обращение чиновников к личным данным горожан будет записываться в память компьютеров.
А. Лийметс подробно рассказал участникам практического семинара в Кингисеппе об электронном документообороте в работе Нарвской городской управы. Из архива Нарвского Бизнес-Центра
Руководитель канцелярии НГУ, городской секретарь Антс Лийметс рассказал, что система должна была быть обновлена ещё в мае, но депутаты отказались выделить нужное финансирование в годовом бюджете и только в мае, в дополнительной бюджете, добавили недостающие средства. Обновления требовали внести канцлер юстиции и Департамент полиции и погранохраны. Дело в том, что законодательство о защите личных данных требует, чтобы действия чиновников всегда оставляли следы в компьютерных системах.
Ранее чиновники, имеющие допуск в городской электронный регистр документов, могли открывать и читать сохранённые в компьютерной системе письма, обращения, жалобы горожан в горуправу, и при этом система лишь подсчитывала количество просмотров. Теперь же для каждого официально зарегистрированного документа, письма, жалобы система ведёт своего рода журнал, записывая, какой чиновник и когда открывал документ.
Это уже привело к интересным открытиям. Господин Лийметс рассказал, что один горожанин оформлял лицензию на таксоперевозки, но чиновники не ответили вовремя на его обращение. А когда горожанин написал жалобу на чиновников (мол, почему так медленно работают), эту жалобу прочитали почти все работники горуправы, даже те, кто не имели к делу никакого отношения – из чистого любопытства.
Помимо улучшенных возможностей следить за работой чиновников, обновлённая система лучше защищена от ошибок. Так, городской секретарь рассказал, что в прошлом был случай, когда один чиновник, замещая другого и плохо разбираясь в инфосистеме, по ошибке стёр все документы заседания управы. Теперь такие казусы почти невозможны.
Программное обеспечение, по словам Антса Лийметса, город должен обновлять раз в 3-4 года, поскольку меняется само ПО, компьютеры, наконец, меняются законодательные требования.
Нарвским регистром документов заинтересовались представители муниципальных объединений Кингисеппского и Сланцевского районов Ленинградской области. В прошлый четверг, 21 ноября, городской секретарь Нарвы участвовал в практическом семинаре по проблемам электронного документооборота, который проходил в Кингисеппе в рамках проекта «Повышение потенциала органов местного самоуправления при предоставлении электронных услуг в Ида-Вирумаа и Ленинградской области приграничной программы EstLatRus». Нарвская горуправа является одним из партнеров этого международного проекта. В Кингисеппе встречались представители муниципалитетов Кингисеппа и Сланцев, руководители архивов этих российских городов и Нарвы, эстонские эксперты по дигитализации архивов и специалисты по управлению электронными документами. По словам Антса Лийметса, в России электронный документооборот не обязателен по закону, а потому менее развит.
Российские соседи, говорит А. Лийметс, подумывают о том, чтобы либо использовать нарвскую систему целиком, либо перенять её основные принципы. Разработчики инфосистемы из фирмы Datel Viru OÜ заранее предусмотрели возможность перевести интерфейс и на русский язык.
Наша справка:
Проект «Повышение потенциала местных властей по оказанию электронных услуг в приграничном районе Ида-Вирумаа и Ленобласти (e-G2C)», стартовавший в июне 2013 года, разработал прототипы двух трансграничных электронных услуг для муниципальных архивов приграничных городов Нарвы, Сланцев и Кингисеппа, а именно – предоставление информации о захоронениях и по рабочему стажу. Именно эти документы наиболее часто запрашивают граждане, живущие по обе стороны границы.
Больше о проекте см.: www.ega.ee/projects/ELRII-470
Николай Андреев
